Рано или поздно любому бизнесу нужно отправить контрагенту официальное письмо — запросить акт сверки, ответить на претензию, направить гарантийное письмо. В Платформе такие письма оформляются на вашем фирменном бланке, а составить текст помогает встроенный AI-помощник. Настроите бланк один раз — дальше каждое письмо занимает пару минут.
Шаг 1. Подготовьте фирменный бланк
Чтобы письма выходили на солидном бланке, добавьте в карточке компании три вещи:
- Логотип — в разделе «Моя компания» → «Брендинг». Он встанет в шапку бланка.
- Печать — там же. Оттиск подставится в блок подписи.
- Подписант с факсимиле — во вкладке «Подписанты» добавьте того, кто подписывает письма (например, директора), и загрузите скан его подписи. Отметьте его основным — тогда он подставляется в новые письма автоматически.
Это разовая настройка. Дальше бланк применяется ко всем письмам.
Шаг 2. Создайте письмо
Откройте раздел «Письма» → «Новое письмо» и заполните основные поля:
- Дата и, при необходимости, исходящий номер из вашего реестра;
- Тема письма;
- Кому — организация или ФИО адресата;
- если это ответ на входящее — укажите его номер и дату в полях «На входящий № … от …».
Шаг 3. Напишите текст с AI-помощником
Не обязательно формулировать всё вручную. Нажмите кнопку AI-помощника над текстом письма — он уже знает тему и адресата. Дальше два пути.
Готовые действия:
- Составить по теме — соберёт черновик письма по теме и адресату;
- Официальнее — перепишет ваш текст деловым тоном;
- Короче — сократит, сохранив суть;
- Проверить — исправит орфографию и пунктуацию.
Своя инструкция — напишите задачу словами, например: «составь официальное письмо-запрос акта сверки за 2025 год». Текст появляется на глазах, и его можно остановить в любой момент. Ответ помощника подставляется в тело письма — останется поправить детали под себя.
Шаг 4. Оформление и отправка
Справа, в блоке «Оформление», два переключателя:
- Факсимиле подписи — вставить скан подписи основного подписанта;
- Печать — добавить оттиск печати организации.
Сохраните письмо — и на странице письма скачается готовый PDF на фирменном бланке: логотип в шапке, ваш текст, подпись и печать.
Когда факсимиле уместно
Для писем факсимиле и печать — обычная практика, это удобно и допустимо. А вот в договоры их по умолчанию не впечатывают: договор с факсимильной подписью действителен только при письменном согласии сторон, поэтому его печатают «чистым» под живую подпись. Для юридически значимого обмена документами есть электронный документооборот (ЭДО) — его реквизиты тоже указываются в карточке компании.
Коротко
- Один раз добавьте логотип, печать и подписанта с факсимиле.
- Создайте письмо: тема, адресат, дата.
- Попросите AI-помощника составить или причесать текст.
- Включите факсимиле и печать → скачайте PDF на бланке.