Каталог заполнен — платформа знает, что вы продаёте. Но пока это только карточки товаров: сколько зерна реально стоит на полке, а сколько уже продано, система ещё не знает. За физическое наличие отвечает модуль «Склад» — где, сколько и по какой себестоимости лежит товар. Пройдём по шагам на примере нашего кофейного магазина: от пустого склада до первой приёмки, контроля остатков и инвентаризации.
Склад ведёт наличие, а не описание
Важно не путать два модуля. Каталог — это справочник: название, цена, характеристики, штрих-код. Склад — это количества и их движение: приход, расход, перемещения, себестоимость остатка. Одна и та же пачка кофе описана в каталоге один раз, а на складе живёт как остаток, который растёт при поставке и уменьшается при продаже. Поэтому склад опирается на каталог: приходовать можно только то, что уже заведено в номенклатуре.
Шаг 1. Создайте склад
Откройте модуль «Склад» → раздел «Склады» → «Новый склад». Для начала хватит одного — назовите его, например, «Основной склад», и отметьте складом по умолчанию: именно на него будут попадать приёмки, если не выбрать другой. Позже можно завести отдельные места хранения — обжарочный цех, торговую точку, витрину.
Есть один тонкий переключатель — «Разрешить отрицательные остатки». По умолчанию он выключен, и это правильно: система не даст списать больше, чем есть. Включают его редко и осознанно — например, когда продажа опережает оформление поставки.
Шаг 2. Включите учёт остатков у товара
Не для каждой позиции нужно вести склад — у услуги остатков не бывает. Поэтому учёт включается на карточке товара. Откройте товар в каталоге, найдите блок «Управление запасами» и включите «Вести учёт остатков».
Здесь же есть поле «Мин. остаток» — неснижаемый запас, ниже которого пора пополняться. Задайте его сразу, ещё до первой приёмки: при поступлении товара склад подхватит этот порог, и дальше сам будет подсказывать, когда запас на исходе. Для нашего эспрессо-бленда разумный минимум — несколько пачек, чтобы не остаться без ходового товара.
Шаг 3. Сделайте первую приёмку
Товар приехал от поставщика — оформим поступление. В разделе «Остатки» нажмите «Оприходовать». Форма приёмки позволяет принять сразу набор позиций одним документом:
- Выберите склад приёмки;
- Добавьте строки: товар и количество;
- Укажите себестоимость единицы — цену, по которой товар пришёл;
- Нажмите «Оприходовать».
Готово: у позиций появился остаток, а в журнале — движение прихода. Себестоимость указывать стоит: по ней платформа считает стоимость запасов и, позже, маржу продаж. Если сейчас цена неизвестна — поле можно оставить пустым и уточнить потом.
Откуда берётся себестоимость остатка
Одна и та же позиция приходит партиями по разной цене: первую партию зерна взяли дешевле, вторую — дороже. Платформа не хранит их порознь, а считает средневзвешенную себестоимость: складывает стоимость всех партий и делит на общее количество. В колонке «Себестоимость» вы видите честную среднюю цену того, что лежит на складе прямо сейчас, — она пересчитывается на каждой приёмке автоматически.
Шаг 4. Смотрите остатки и историю движений
Раздел «Остатки» — главная картина склада. По каждой позиции видно:
- Доступно — сколько можно отгрузить прямо сейчас;
- В резерве — удержано под заказы и продажи;
- В пути — отгружено с другого склада, но ещё не принято;
- Себестоимость — та самая средневзвешенная цена;
- Статус — в норме позиция или помечена «Мало».
Рядом, в разделе «Движения», лежит журнал: каждая приёмка, продажа, корректировка и перемещение — отдельной записью со знаком количества. Это неизменяемая история: если остаток «поехал», всегда видно, какая операция и когда его изменила.
Шаг 5. Контроль остатков: не упустить ходовой товар
Здесь и пригождается «Мин. остаток», который мы задали на карточке товара. Как только доступное количество опускается ниже минимума, позиция получает статус «Мало», а над списком остатков появляется подсказка вида «столько-то товаров с низким остатком». Не нужно держать цифры в голове — склад сам подсвечивает, что заканчивается.
По этим же порогам платформа готовит рекомендацию к дозаказу: подсказывает, какие позиции и в каком количестве стоит пополнить, чтобы вернуть запас к норме. Для магазина это значит одно: ходовой кофе не закончится внезапно посреди недели.
Шаг 6. Ежедневные операции склада
Кроме приёмки, на складе есть ещё несколько операций — все они делаются из раздела «Остатки» и попадают в журнал движений:
- Списание — расход товара (обычно списывается автоматически при продаже в модуле «Торговля»);
- Списание на образцы и брак — с обязательной причиной, чтобы потери были видны в истории;
- Возврат — приход товара обратно на склад;
- Перемещение — передача между складами, например из цеха в торговую точку.
Отдельно стоит «Корректировка»: если по факту на полке не то количество, что в системе, можно привести остаток к фактическому, указав причину. Но для регулярной сверки есть инструмент удобнее — инвентаризация.
Шаг 7. Инвентаризация — сверка факта с системой
Время от времени полезно пересчитать склад вручную и сверить с учётом. Откройте раздел «Инвентаризации» → создайте документ по нужному складу. Платформа сделает снимок текущих остатков и присвоит документу номер вида ИНВ-1.
- Пересчитайте товар на полках и внесите фактические количества в документ;
- Система сама покажет расхождения — где недостача, а где излишек;
- Нажмите «Провести» — платформа создаст корректировки и приведёт остатки к факту.
После проведения документ закрывается, а в журнале движений появляются корректировки по каждой разошедшейся позиции — с сохранённой историей. Так усушка, бой или пересорт не копятся незаметно, а фиксируются и объясняются.
Коротко
- Создайте склад и отметьте его складом по умолчанию.
- На карточке товара включите учёт остатков и задайте «Мин. остаток».
- Оприходуйте поставку — с количеством и себестоимостью.
- Следите за остатками и журналом движений; себестоимость считается средневзвешенно.
- Позиции ниже минимума склад пометит «Мало» и подскажет дозаказ.
- Периодически проводите инвентаризацию, чтобы факт сходился с системой.
Склад заведён — платформа знает не только что вы продаёте, но и сколько этого есть. Осталось навести порядок в тех, с кем вы работаете. В следующей статье серии «Основы Платформы» заведём контрагентов — клиентов и поставщиков — и свяжем их с договорами.